CAPÍTULO I

1. LAS PUBLICACIONES OFICIALES

En la actualidad la información ha llegado a ser considerada como un recurso de gran importancia para el desarrollo y progreso de la humanidad; la información es transmitida a través de una diversidad de medios y formas que la hacen accesible a cualquier persona y lugar, incluyendo a aquellas que utilizan las nuevas tecnologías en el manejo de la información desarrolladas en las últimas décadas permitiendo una mayor difusión. Sin embargo, uno de los medios que continua siendo común todavía son las publicaciones impresas.

La producción y distribución de publicaciones está ligada al desarrollo económico, político, social, cultural y tecnológico de cada país, su disponibilidad es primordial para el planeamiento, ejecución y desarrollo de todo tipo de actividades, tanto a nivel gubernamental como privado.

En este sentido, las publicaciones emanadas de las instituciones de gobierno han llegado a representar un porcentaje considerable en la producción editorial nacional, ellas son un medio de expresión y difusión de las funciones públicas y administrativas del gobierno, y van dirigidas específicamente a la comunidad a la que sirven.

Asimismo, la producción de publicaciones oficiales no solo la han desarrollado las instituciones de los gobiernos federales, sino también los gobiernos estatales, municipales y locales debido a la variedad e importancia de la información que pretenden difundir entre sus gobernados.

Con el propósito de determinar las características de las publicaciones oficiales que nos permitan visualizar su entorno en relación con la producción, control, difusión y comercialización de las mismas, se hace necesario primeramente definir este término.

Cabe señalar, que se han conceptualizado una gran variedad de definiciones, de las cuales para finalidad del presente estudio, se expondrán las que a nuestra consideración son las más representativas.

La UNESCO define a las publicaciones oficiales como:

"todos aquellos documentos, libros, publicaciones periódicas, etc., que son publicados por solicitud y a cargo de las autoridades públicas" 3

La American Library Association las define como:

"cualquier publicación en forma de libro o no, impreso por el gobierno federal, estatal y local; ya sea nacional o extranjero, así como organismos mundiales como las Naciones Unidas, El Mercado Común Europeo, etc." 4

La Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios (IFLA) nos dice que:

"es cualquier documento impreso y producido por cualquier otro método reprográfico en múltiples copias, editadas por un organismo oficial y disponible a un amplio público. Cabe aclarar que el término "organismo oficial" se entiende como cualquier legislatura de una nación o estado, provincia o región con poderes propios e ingresos públicos; cualquier agencia gubernamental establecida por una legislatura o agencia ejecutiva, así como de aquellos cuerpos y organismos oficiales como universidades, museos, galerías de arte, institutos de investigación, partidos políticos, empresas nacionalizadas, bancos y corporaciones que intervengan en la actividad productiva" 5

Como podemos observar, las definiciones antes mencionadas permiten establecer las características básicas de una publicación oficial para distinguirla de otras:

Estas características permiten a su vez considerar la gran importancia de las publicaciones oficiales, como un medio de expresión y difusión de las políticas y actividades de los gobiernos que proporcionan información propia de su acción; por tal motivo, su importancia radica en el valor de su contenido y en la necesidad de tener acceso rápido y libre a este tipo de información, así como su disponibilidad a todo aquel usuario que requiera de la misma como un derecho a estar informado de las actividades y decisiones del gobierno para una mayor participación no solo en el análisis, seguimiento y evaluación de las políticas públicas, sino de su participación política y social.

En relación al párrafo anterior, Rosa María Fernández de Zamora infiere "la importancia de las publicaciones oficiales se debe no sólo a la gran cantidad de asuntos que tratan, sino también constituye un medio indispensable de información y comunicación entre gobierno y gobernados, y son fuente indispensable para el historiador, economista, sociólogos, para trabajos de investigación científica..." 6

En este contexto, el acelerado y creciente desarrollo de instituciones públicas ha sido factor determinante en la generación continua de información gubernamental, no solo a nivel de gobierno federal, sino también a nivel estatal, municipal y local. Razón por la cual, se hace necesario para fines de la presente investigación, definir el término de información gubernamental en dos diferentes niveles: federal y local.

Antes de conceptualizar estos términos, debemos tener claro el significado de información, el cual es definido como:

El contenido de un mensaje o la comunicación que es transportada y asimilada por la persona que recibe el mensaje" 7

Así, tenemos que información gubernamental es definida por la National Comission on Libraries and Information Science como:

"aquella información publicada por el gobierno federal proponiéndola para hacerla o no del conocimiento del público" 8

Este tipo de información es el resultado directo de las acciones del gobierno y un componente necesario para las necesidades funcionales de las unidades administrativas creadas por él mismo y basadas en la obtención de datos para el público.

La información local es definida como:

"aquellos materiales provenientes de las agencias del gobierno y sus subunidades, incluyendo municipios, villas, distritos, etc. Esto incluye los códigos municipales, códigos de construcción, ordenanzas, reportes anuales, reportes financieros, etc., así como materiales similares producidos por las unidades de gobierno" 9

Como ya se ha mencionado, las publicaciones oficiales son verdaderamente importantes para mantener informada a la ciudadanía de las actividades del gobierno, las publicaciones locales representan similar importancia para el gobierno estatal o local, porque a través de sus órganos públicos ya sea a nivel estatal, municipal, distrital, se desarrolla también una constante actividad político-administrativa provocando la edición de publicaciones, mismas que tienen como finalidad informar de las acciones administrativas a la población y para el propio gobierno local.

La producción editorial de las publicaciones oficiales federales o locales, además de la disponibilidad, organización y control de las mismas se establece de manera diferente en cada país, prueba de ello es el nivel de avance que se ha desarrollado en la aplicación de nuevas tecnologías en el manejo de la información y las telecomunicaciones, generando una mayor difusión y disponibilidad de este tipo de documentos no únicamente a los ciudadanos de un país, sino a usuarios externos interesados en las mismas por medios electrónicos.

Algunos países que podemos mencionar como ejemplo de estos avances son: España, Francia, Canadá y Estados Unidos, los cuales cuentan con un organismo encargado de controlar, organizar, distribuir, difundir y comercializar la producción editorial permitiendo el acceso fácil de la información gubernamental al público en general. Cuentan con sistemas automatizados de información para la consulta de su fondo editorial, catálogo de publicaciones, distribución y comercialización de sus publicaciones, así como la transferencia de información a través de medios electrónicos.

Cabe destacar, que debido al fenómeno de descentralización administrativa que se ha desarrollado en la mayoría de los países del mundo, las publicaciones oficiales locales presentan también problemas en la producción, organización, distribución y control debido a la falta de servicios de información que permitan su disponibilidad. Sin embargo, se han dado muestras de avances significativos en el tratamiento de estos documentos utilizando la nueva tecnología en computación y telecomunicaciones, lo cual permite su consulta y transferencia casi de inmediato.

Ejemplo de ello es la Illinois Regional Library Council y la Illinois State Library,10 en los Estados Unidos, que establecen la necesidad de reunir y diseminar la información de las colecciones de publicaciones locales en las bibliotecas del área metropolitana de Chicago, elaborando un manual que específica las políticas de adquisición, organización, catalogación y clasificación de las mismas.

La Ciudad de New Jersey 11 cuenta con dos centros de información del gobierno municipal, los cuales juegan un papel importante en la asistencia del gobierno local para la función administrativa.

Gran Bretaña a través de la Local Government International Bureau,12 cuenta con un sumario de la nueva legislación producida por el gobierno local incluyendo instituciones oficiales, departamentos del gobierno, información sobre la Comisión Europea y el Parlamento.

El URBALINE de la London Research Centre,13 es la base de datos que contiene un resumen de la legislación generada por las necesidades del gobierno local, incluyendo las referencias de las iniciativas de las autoridades locales en otros países europeos.

Como podemos ver, las publicaciones oficiales son de gran relevancia no sólo a nivel nacional en cada país, sino también a nivel local, de los gobiernos estatales, municipales, distritales, debido a la gran demanda de información gubernamental actual y especializada que exige nuestra sociedad para una participación más activa de los ciudadanos en las decisiones del gobierno.

2. LAS PUBLICACIONES OFICIALES EN MÉXICO

México es un país en vías de desarrollo que al igual que otros países enfrenta constantes cambios económicos, políticos, sociales y culturales, razón por la cual la población requiere de estar al tanto del quehacer y acontecer de los actos de gobierno permitiendo a la ciudadanía una participación más activa y analítica de los eventos que ocurren en su entorno, y las publicaciones oficiales pueden ser un medio a través del cual se consulte este tipo de información, como un recurso más para la enseñanza, la investigación y la toma de decisiones.

La información y documentación gubernamental poseen una importancia estratégica para el funcionamiento de las organizaciones o instituciones públicas, por que si algo caracteriza a la administración pública es su intervención en un número creciente de aspectos de la vida colectiva de la sociedad y aún en la privada de los ciudadanos. De ahí que las fuentes de información oficiales, dada su naturaleza, su utilidad, su gestión sean de interés para ambos componentes del binomio gobierno y gobernados.

En este sentido, el Gobierno mexicano es considerado como el editor más grande de nuestro país,14 es productor de una gran cantidad de publicaciones provenientes del gran número de dependencias que lo integran como son las Secretarías de Estado, Direcciones, Subdirecciones, Comisiones, Gobiernos estatales y municipales; las cuales por la variedad y riqueza de los temas que tratan constituyen, sino la única, la más importante fuente de consulta indispensable para la formación de una memoria nacional.

Desafortunadamente no se cuenta con registros, inventarios, catálogos o bibliografías que concentren toda la producción editorial del gobierno, además de no contar con instituciones encargadas de la recopilación y difusión de estas publicaciones por todo el país, esto debido a la falta de políticas y planes nacionales de información, recursos financieros, personal profesional, control bibliográfico adecuado, etc., creando un limitado acceso a este tipo de información.

No estaría de más mencionar el apoyo que brindaron las instituciones y bibliotecarios mexicanos a Annita M. Ker para que elaborara su bibliografía de publicaciones oficiales mexicanas para el Congreso de los Estados Unidos, la cual incluye una recopilación de impresos publicados por el gobierno mexicano de 1821 a 1936.

En México se han realizado intentos significativos en la implantación de políticas editoriales que han normalizado, en su momento, la producción editorial de las publicaciones oficiales, prueba de ello ha sido el Departamento de Prensa, Publicaciones y Bibliotecas en 1927; el Departamento Autónomo de Publicidad y Propaganda creado en 1939, cambiando de nombre ese mismo año por el de Departamento Autónomo de Prensa y Publicidad (DAPP) el cual publicaba el Diario Oficial y administraba las tareas de impresión encargadas al Archivo General de la Nación y a los Talleres Gráficos de la Nación.

En 1967, la Comisión de Administración Pública (CAP) planteó la conveniencia de regular la producción de las publicaciones del gobierno; tomando sus recomendaciones se constituyó el Comité Técnico Consultivo de Publicaciones Oficiales en 1973, el cual se ocupó de analizar la problemática de las publicaciones oficiales mexicanas y el establecimiento de normas técnicas para la producción, edición y distribución".15

Más tarde, se creó la Comisión Técnico Consultiva de Ediciones Gubernamentales por decreto presidencial en 1979, con el fin de dar unidad y congruencia a las publicaciones editadas por el gobierno. En el decreto se dio una definición de publicaciones oficiales y se señaló las funciones de la comisión.16

De este último esfuerzo, cabe señalar la importancia que se le dio a la creación de Comités Internos de Ediciones Gubernamentales (CIEG) en cada dependencia de la administración pública federal en los años de 1980-1981 17; los CIEG desaparecieron por el cambio de gobierno en 1982, de los cuales hasta ese año sólo quedaba el CIEG del Departamento del Distrito Federal del que se hablará mas ampliamente en el siguiente capítulo.

Por otro lado, existen algunos organismos descentralizados y desconcentrados nacionales que establecen políticas editoriales congruentes y efectivas para sus publicaciones, tal es el caso del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), el Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH) y el Instituto Nacional de Estudios Históricos de la Revolución Mexicana (INEHRM).18

En lo que respecta a las publicaciones e información local que se produce en los estados, municipios y ciudades, es importante resaltar el valor que tienen en nuestro país, debido a que en los últimos años los gobiernos estatales han adquirido mayor independencia administrativa en su gobierno, lo cual ha estimulado la producción de publicaciones no tan solo estatales, sino también municipales y locales.

Los 31 estados de la República y el gobierno de la ciudad de México cuentan con algún programa editorial que incluye la producción de diarios o periódicos oficiales, leyes, decretos, reglamentos, planes de desarrollo estatal, municipal, códigos municipales, etc., relacionados con diversos temas editados en cantidades limitadas. Su programa editorial generalmente se encuentra descentralizado y disperso, además de no contar con criterios y normas que regulen esta actividad, lo cual recae en la falta de elementos indispensables que auxilien a su descripción bibliográfica e impidiendo la difusión, distribución, organización, control y comercialización de las mismas, así como el acceso rápido y eficiente a este tipo de información.

En México, pocos estudios se han realizado en relación a la producción editorial de publicaciones oficiales locales, entre los cuales se encuentran sólo los casos del estado de Tabasco y una tesis sobre las publicaciones del estado de Jalisco.

Otro aspecto importante de las publicaciones oficiales es el acceso a la información que contienen y uno de los medios a través de los cuales se puede lograr es el control bibliográfico, mismo que pretende mejorar la concentración, localización e identificación de las mismas a través de fuentes de información bibliográficas generales y especializadas como son catálogos, índices, bancos automatizados en línea o en disco compacto, etc. permitiendo tener conocimiento de la producción editorial de los organismos públicos.

Cabe resaltar también la importancia de contar con bibliotecas, centros de documentación e información que proporcionen servicios ágiles y efectivos que difundan las publicaciones oficiales en todos los sectores del gobierno a nivel federal, estatal, municipal y local creando un sistema de información pública nacional acorde a las necesidades de nuestra actual sociedad.

En general, en nuestro país se carece de un control bibliográfico claro y permanente que concentre la producción editorial nacional por medio del cumplimiento del precepto de "depósito legal", la falta de una política editorial nacional y de normalización bibliográfica que permita conocer qué, cuánto y sobre qué se publica. Las publicaciones oficiales no son la excepción, son pocas las instituciones que se han preocupado por la elaboración de fuentes de información bibliográficas que reflejen la producción editorial del gobierno y sólo en forma parcial ya que las mismas fuentes que se han realizado o elaborado contemplan un limitado número de publicaciones oficiales en sus registros.

Es de suma importancia mencionar la labor realizada por la Unidad de la Crónica Presidencial que a través de su Unidad Coordinadora de Publicaciones Oficiales, reunió una cantidad considerable de documentos y publicaciones de casi todas las dependencias del Poder Ejecutivo y de los Gobiernos Estatales en los sexenios de los presidentes Miguel de la Madrid y Carlos Salinas de Gortari. La Unidad se creó para dar paso a una mayor difusión y distribución de publicaciones oficiales por medio de sus catálogos que registran las publicaciones del gobierno federal y estatal. Desafortunadamente y una vez más, este proyecto fue cancelado por el gobierno del presidente Ernesto Zedillo, no quedando hasta la fecha un organismo coordinador que recopile y difunda la producción de las publicaciones oficiales mexicanas.

Así pues, la producción de publicaciones oficiales mexicanas a través del tiempo y pese a los intentos que se han realizado, su edición se ha dado en forma heterogénea y sin lineamientos, pero sobre todo sin una normalización estable que permita su control y acceso inmediato.

 

Citas:
3 Eve A. Johanson. "The definition of official publications" IFLA Journal. V. 8, No. 3, 1982. p. 287
4 Ibid p. 288
5 Ibid p. 393

6 Rosa María Fernández de Zamora. "Las publicaciones oficiales en América Latina". En Libros de México. No. 9, Oct.-Dic., 1987. p. 55
7 Peter Hernon and Charles R. McClure. Public access to government information : issues, trends and strategies. 2a. ed. Norwood : Ablex, 1988. p. 5
8 Ibid p. 6
9 Yuri Nakata. Organizing a local government documents colection. U.S.A. : American Library Association, 1979. p. 1
10 David Cohen. "Local officials and the public library". Public Library Quarterly. V. 6, No. 2, 1985, p. 63
11 Ibid. p. 66
12 Judith Barton. "Local government information." ASLIB proceedings. V. 43, No. 69, June 1991, p. 215
13 Ibid. p. 216
14 Rosa María Fernández de Zamora. La gestion editorial del Gobierno Federal 1970-1993. México : UNAM. Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 1995. p. xii
15 Miguel Angel Chávez Alvarado. "La función editorial en la administración pública". En La función editorial del sector público. México : INAP, Secretaría de Gobernación, 1990. p. 92
16 Miguel Angel Sandoval Lara. "La información documental en el ámbito de la administración pública". En La actividad documental en materia de administración pública. México : INAP, 1984. p. 37
17 Rosa María Fernandez de Zamora. Op. cit. p. 68
18 Para mayor información sobre este tema, ver Rosa María Fernández de Zamora. La gestión editorial del gobierno mexicano 1970-1993. p. 72-80